Banyak PPPK mulai mengecek akun My ASN BKN tahun 2026 setelah fitur DMS (Document Management System) menjadi perhatian karena berpengaruh pada kelengkapan arsip digital pegawai. Tidak sedikit yang mendapati skor DMS masih rendah, bahkan ada yang nilainya belum muncul sama sekali. Hal ini membuat banyak PPPK bertanya-tanya: bagaimana cara melengkapi skor DMS PPPK agar cepat penuh atau minimal statusnya lengkap?
Jawaban singkatnya, skor DMS PPPK bisa dilengkapi dengan mengunggah dokumen yang masih kosong atau berstatus merah, lalu melakukan sinkronisasi data di My ASN. Berdasarkan tutorial terbaru dari pengguna youtube, pengguna harus mengecek kategori dokumen yang belum mencapai 100%, kemudian melengkapi file sesuai permintaan sistem.
Seperti dijelaskan dalam video tersebut, ada pengguna yang mendapati skor DMS baru mencapai 55 dengan keterangan “cukup lengkap”, karena masih ada beberapa dokumen seperti diklat, kontrak, dan pendidikan yang belum terisi penuh.
Cara login ke My ASN untuk cek skor DMS PPPK
Langkah pertama adalah masuk ke akun ASN Digital menggunakan NIP dan OTP authenticator.
Berdasarkan tutorial, pengguna perlu membuka halaman ASN Digital, kemudian login melalui portal resmi dengan langkah berikut:
- Klik logo BKN
- Pilih menu Login
- Masukkan username berupa NIP
- Isi password akun
- Klik Sign In
- Masukkan kode OTP dari aplikasi authenticator
Perlu diperhatikan, kode OTP memiliki waktu aktif yang singkat. Jika terlambat memasukkan kode, pengguna harus menunggu angka OTP berikutnya muncul.
Setelah berhasil login, klik kembali logo BKN, pilih Layanan Individu ASN, lalu masuk ke menu My ASN.
Di halaman utama, pengguna akan menemukan menu DMS (Document Management System) beserta skor kelengkapan arsip digital.
Cara menampilkan skor DMS yang belum muncul
Jika skor DMS belum muncul, pengguna perlu melakukan sinkronisasi terlebih dahulu.
Dalam tutorial dijelaskan bahwa sebagian akun PPPK terkadang belum langsung menampilkan nilai DMS.
Solusinya cukup sederhana:
- Cari ikon sinkronisasi tanda dua panah
- Klik beberapa kali hingga skor muncul
Tutorial bahkan menyebut pengguna bisa mengklik sinkronisasi “sepuasnya”, terutama setelah melakukan update data atau upload dokumen baru.
Jika berhasil, sistem akan menampilkan skor beserta status kelengkapan, misalnya:
“55 – cukup lengkap”
Setelah angka muncul, pengguna bisa mulai mengecek dokumen mana saja yang masih belum lengkap.
Dokumen yang harus dilengkapi agar skor DMS PPPK naik
Fokus utama adalah melengkapi dokumen yang nilainya masih 0% atau belum mencapai 100%.
Saat membuka menu DMS, terdapat dua kategori utama:
- Arsip utama
- Arsip kondisional
Dokumen yang masih belum lengkap biasanya ditandai dengan warna merah atau persentase 0%.
Dalam contoh tutorial, ada tiga bagian yang masih perlu dilengkapi:
1. Pendidikan
Pada kategori pendidikan, pengguna perlu mengunggah dokumen pendidikan yang belum tersedia.
Contohnya:
- Ijazah SD
- Dokumen pendidikan lainnya sesuai kolom sistem
Caranya cukup klik tombol upload dokumen, pilih file, lalu unggah.
Namun ada catatan penting: dokumen harus jelas, asli, dan sesuai kategori. Jangan sampai salah upload karena file yang sudah terkirim tidak bisa diubah sebelum diverifikasi admin DMS.
Jika berhasil, status upload berubah menjadi ikon jam, yang berarti sedang menunggu validasi admin.
2. Diklat
Kategori berikutnya yang sering kosong adalah diklat atau pelatihan.
Dalam tutorial disebut ada tanda silang merah pada 29 Juli 2025, yang diduga berkaitan dengan diklat orientasi PPPK.
Jika kasusnya sama, pengguna diminta mencari kembali:
- Sertifikat orientasi PPPK
- Dokumen pelatihan
- Seminar
- Kursus
- E-learning
Menariknya, dokumen diklat ini juga bisa ditambahkan secara mandiri lewat menu Update Data.
3. Kontrak PPPK
Bagian kontrak biasanya memerlukan dokumen perjanjian kerja PPPK.
File kontrak dapat diunggah melalui tombol Upload Dokumen sesuai kategori yang diminta sistem.
Karena dokumen ini juga melewati verifikasi admin, pengguna wajib memastikan file benar sebelum mengirim.
Cara menambahkan diklat dan penghargaan secara mandiri di My ASN
Diklat dan penghargaan dapat ditambahkan langsung melalui menu Update Data tanpa menunggu verifikasi admin kepegawaian.
Ini menjadi salah satu poin penting dari tutorial terbaru.
Untuk menambahkan diklat:
- Masuk ke menu Update Data
- Pilih Riwayat Sertifikasi
- Klik Tambah Data
Selanjutnya isi data yang diminta, antara lain:
- Jenis sertifikasi
- Jenis kursus atau pelatihan
- Nama pelatihan
- Institusi penyelenggara
- Nomor sertifikat
- Tanggal mulai dan selesai
- Durasi jam pelatihan
Ada detail penting yang disebutkan di tutorial:
Durasi jam cukup diisi angka saja, misalnya 40, tanpa tambahan kata “jam”.
File sertifikat wajib format:
- Maksimal ukuran 1 MB
Jika data benar, tinggal klik Kirim.
Kabar baiknya, diklat tidak membutuhkan verifikasi admin kepegawaian. Setelah dikirim, data langsung tersimpan by system dan bisa diedit atau dihapus jika ada kesalahan.
Hal serupa juga berlaku pada menu Riwayat Penghargaan. Pengguna tinggal memilih:
- Tingkat unit kerja
- Instansi
- Kabupaten/kota
- Provinsi
- Nasional
Lalu mengisi detail penghargaan sesuai dokumen.
Jangan lupa sinkronisasi setelah update DMS
Setelah upload dokumen atau menambahkan data baru, pengguna wajib melakukan sinkronisasi ulang.
Langkah ini sering dilewatkan padahal cukup penting.
Caranya kembali ke menu DMS, lalu klik lagi ikon sinkronisasi dua panah.
Tujuannya agar sistem membaca perubahan terbaru, terutama untuk data diklat dan penghargaan yang langsung tersimpan otomatis oleh sistem.
Kalau skor DMS PPPK Anda masih rendah di tahun 2026, jangan langsung khawatir. Fokus saja pada dokumen yang masih merah atau belum 100%, terutama pendidikan, kontrak, dan diklat. Pastikan file yang diunggah jelas, asli, serta sesuai kategori agar tidak ditolak admin DMS.
Sedikit demi sedikit, skor DMS biasanya akan meningkat setelah data mulai diverifikasi dan sinkronisasi dilakukan dengan benar.
