Banyak operator sekolah baru sadar gelar kepala sekolah di e-ijazah belum diisi setelah proses kelulusan berjalan. Padahal, kesalahan kecil seperti lupa menambahkan gelar akademik bisa berdampak ke banyak dokumen, mulai dari penetapan kelulusan, SPTJM, sampai ijazah siswa.
Dalam tutorial yang dibagikan Nurul Hadi Pauji melalui channel YouTube Ngapak Media, dijelaskan dengan tegas bahwa pengisian gelar kepala sekolah di e-ijazah wajib diperhatikan sejak awal. Jika terlambat dan sekolah sudah melakukan penetapan kelulusan, maka data tidak bisa langsung diedit begitu saja.
“Kalau sudah terlanjur input kelulusan tetapi lupa dengan gelar KS, maka harus dibatalkan dulu kelulusannya baru bisa perbaiki gelar KS,” jelas Nurul dalam videonya.
Karena itu, operator sekolah sebaiknya segera mengecek bagian pengaturan kepala satuan pendidikan sebelum melanjutkan proses e-ijazah lebih jauh.
Gelar kepala sekolah di e ijazah wajib diisi sebelum penetapan kelulusan
Hal paling penting dari tutorial ini adalah pengisian gelar kepala sekolah harus dilakukan sebelum penetapan kelulusan siswa.
Jika sudah terlanjur menetapkan kelulusan, sistem otomatis mengunci data sehingga perubahan tidak bisa dilakukan langsung. Bahkan dalam video ditunjukkan muncul notifikasi bahwa data tidak dapat diubah karena proses penetapan kelulusan sudah dilakukan.
Ini penting karena nama kepala sekolah beserta gelarnya akan muncul di berbagai dokumen resmi seperti:
- Penetapan kelulusan
- SPTJM
- Nomor SK kelulusan
- Dokumen e-ijazah
Artinya, jika gelar salah atau belum diinput, maka seluruh dokumen tersebut ikut salah.
Nurul juga menegaskan bahwa solusi jika terlanjur salah hanyalah membatalkan kelulusan terlebih dahulu, baru kemudian memperbaiki data kepala sekolah.
Cara edit gelar kepala sekolah di e-ijazah
Untuk melakukan pengeditan gelar kepala sekolah, operator cukup masuk ke menu Pengaturan lalu memilih bagian Kepala Satuan Pendidikan.
Di bagian tersebut tersedia ikon tanda pensil untuk melakukan edit data akademik kepala sekolah.
Dalam tutorial dijelaskan bahwa e-ijazah membedakan gelar menjadi dua jenis:
1. Gelar depan
Gelar yang ditulis sebelum nama, misalnya:
- Dr.
- Prof.
Gelar seperti ini dimasukkan ke kolom gelar depan.
2. Gelar belakang
Gelar yang berada setelah nama, misalnya:
- S.Pd
- M.Pd
- S.E
- S.Kom
Semua gelar yang berada di belakang nama ditulis pada kolom gelar belakang.
Contoh yang dijelaskan dalam video adalah jika kepala sekolah memiliki gelar S.Pd., M.Pd., maka seluruhnya dimasukkan ke kolom gelar belakang, bukan dipisah.
“Kalau S.Pd M.Pd berarti semuanya berada di belakang ya kita masukkan di kolom ini,” jelas Nurul.
Jadwal pengeditan harus sesuai ketentuan sistem
Satu hal yang sering dilewatkan operator sekolah adalah jadwal aktivasi fitur e-ijazah.
Dalam video dijelaskan bahwa saat tutorial dibuat, pengerjaan e-ijazah untuk tingkat SMA dan SMK sudah dimulai. Sedangkan SD dan SMP baru bisa mengakses tahap tersebut mulai tanggal 2 Juni.
Karena itu, jika menu edit belum aktif, belum tentu sistem error. Bisa jadi memang jadwal pembukaan fitur untuk jenjang sekolah tersebut belum dimulai.
Operator disarankan selalu mengecek menu jadwal di dashboard e-ijazah sebelum melakukan perubahan data penting.
Jangan masukkan gelar non akademik
Tutorial ini juga memberi penjelasan yang cukup penting tetapi sering diabaikan, yaitu hanya gelar akademik yang sebaiknya dimasukkan ke sistem e-ijazah.
Nurul secara pribadi menyarankan agar gelar non akademik tidak dicantumkan dalam kolom tersebut. Jadi operator cukup memasukkan gelar akademik resmi yang memang melekat pada nama kepala sekolah.
Misalnya:
- S.Pd
- M.Pd
- S.E
- M.M
- S.Kom
Sedangkan gelar non akademik sebaiknya tidak dimasukkan agar format dokumen tetap sesuai standar.
Walaupun terlihat sederhana, detail seperti ini cukup penting karena seluruh dokumen e-ijazah bersifat resmi dan digunakan untuk arsip pendidikan.
Apa yang terjadi jika gelar kepala sekolah salah?
Jika gelar kepala sekolah salah atau kosong, dampaknya bukan hanya di satu dokumen saja. Dalam tutorial dijelaskan bahwa seluruh proses administrasi e-ijazah bisa ikut bermasalah.
Mulai dari:
- Penetapan kelulusan
- SPTJM
- Nomor SK kelulusan
- Hingga dokumen ijazah siswa
Semua akan menampilkan data kepala sekolah tanpa gelar atau dengan format yang salah.
Karena itu, operator sekolah sebaiknya melakukan pengecekan ulang sebelum masuk ke tahap penetapan kelulusan. Jangan menunggu sampai proses SPTJM selesai karena perbaikannya akan jauh lebih merepotkan.
Melihat penjelasan dalam tutorial ini, sebenarnya proses edit gelar kepala sekolah di e-ijazah tidak sulit. Tantangan terbesarnya justru ada pada ketelitian operator dan urutan pengerjaan yang harus benar sejak awal.
Jika masih dalam tahap awal pengerjaan, operator bisa langsung memperbaiki melalui menu pengaturan kepala satuan pendidikan. Namun jika kelulusan sudah ditetapkan, maka pembatalan kelulusan menjadi langkah wajib sebelum data bisa diubah kembali.
Karena itu, sebelum klik penetapan kelulusan, ada baiknya operator memeriksa ulang nama kepala sekolah, gelar akademik depan dan belakang, serta format penulisan dokumen agar seluruh proses e-ijazah berjalan lancar tanpa revisi berulang.
