Proses pembuatan SPTJM di e-ijazah ternyata masih membuat banyak operator sekolah bingung, terutama saat tahap unggah dokumen dan penyesuaian data kelulusan siswa. Padahal, jika alurnya sudah dipahami, prosesnya sebenarnya cukup sistematis dan tidak perlu mengetik manual satu per satu.
Berdasarkan tutorial dari channel YouTube Ngapak Media yang dibawakan Nurul Hadi Pauji, pembuatan SPTJM e-ijazah dilakukan sepenuhnya melalui sistem pilihan otomatis. Artinya, operator tidak perlu mengetik data SPTJM secara manual karena seluruh opsi sudah ditarik dari data yang sebelumnya diinput di sistem e-ijazah.
“SPTJM kelulusan itu proses pembuatannya tidak ada yang diketik, jadi semuanya dipilih dalam pembuatannya,” jelas Nurul dalam videonya.
Yang paling penting, SPTJM bisa dibuat lebih dari satu kali. Jadi siswa yang datanya belum valid tidak perlu dipaksakan ikut dulu. Sistem memang memungkinkan pengajuan bertahap sesuai validasi data siswa.
Syarat sebelum membuat SPTJM e-ijazah
Sebelum masuk ke menu pembuatan SPTJM, ada beberapa syarat yang wajib sudah diselesaikan terlebih dahulu. Jika belum lengkap, biasanya opsi pada sistem tidak akan muncul.
Berdasarkan penjelasan di tutorial, ada tiga hal utama yang harus dipastikan:
1. Pengaturan kepala satuan dan metode pengesahan sudah diisi
Operator wajib mengisi data kepala sekolah atau kepala satuan pendidikan terlebih dahulu, termasuk gelar dan metode pengesahan. Data ini nantinya otomatis muncul pada dokumen SPTJM.
2. Nomor SK kelulusan sudah dibuat
Dalam sistem e-ijazah, satu nomor SK kelulusan digunakan untuk seluruh siswa dalam satu tahun ajaran yang sama. Jadi meskipun ada siswa susulan atau perbaikan data, nomor SK tetap menggunakan nomor yang sama.
3. Siswa sudah ditetapkan lulus
SPTJM hanya memuat siswa yang sudah diluluskan dan datanya valid. Jika masih ada siswa yang sedang proses perbaikan data, mereka sebaiknya belum diluluskan terlebih dahulu agar tidak masuk ke daftar SPTJM.
Hal ini juga diperkuat melalui informasi resmi yang disebut berasal dari Instagram Kemdikdasmen. Dalam pemberitahuan tersebut dijelaskan bahwa SPTJM dapat diajukan lebih dari satu kali dan tidak harus menunggu seluruh siswa selesai validasi data.
Cara membuat SPTJM kelulusan di e-ijazah
Setelah semua syarat terpenuhi, proses pembuatan SPTJM sebenarnya cukup cepat karena operator hanya memilih data yang sudah tersedia.
Langkah pertama adalah masuk ke menu SPTJM di dashboard e-ijazah. Pada awal proses, status SPTJM biasanya masih kosong jika belum pernah dibuat sebelumnya.
Selanjutnya operator klik menu Buat SPTJM Kelulusan. Setelah itu akan muncul beberapa kolom pilihan seperti:
- Tahun ajaran
- Kepala satuan
- Tingkat kelas
- Nomor kelulusan
Semua data tersebut dipilih, bukan diketik manual.
Jika opsi tidak muncul, dalam tutorial disarankan melakukan refresh halaman karena kemungkinan terjadi gangguan jaringan atau loading sistem yang belum sempurna.
Pada contoh di video, terdapat 27 siswa yang sudah valid dan semuanya sudah diluluskan. Namun dijelaskan juga bahwa operator sebenarnya bisa meluluskan bertahap. Misalnya hanya 25 siswa terlebih dahulu, sementara 2 siswa lainnya menunggu perbaikan data.
Artinya, nanti akan ada SPTJM susulan khusus untuk siswa yang baru selesai validasi.
Proses unduh, tanda tangan, dan upload SPTJM
Setelah SPTJM berhasil dibuat, langkah berikutnya adalah mengunduh dokumen tersebut.
Operator cukup klik menu titik tiga lalu pilih Unduh SPTJM Kelulusan. Jika file belum muncul, tutorial menyarankan untuk refresh halaman lalu mencoba mengunduh ulang karena biasanya terkendala jaringan.
Dokumen SPTJM yang diunduh terdiri dari dua bagian:
- Lembar utama SPTJM
- Daftar peserta didik
Jika jumlah siswa banyak, maka halaman daftar peserta didik juga akan bertambah.
Setelah file berhasil diunduh, alurnya dilanjutkan dengan:
1. Cetak dokumen SPTJM
Dokumen dicetak terlebih dahulu untuk proses pengesahan.
2. Tanda tangan, materai, dan stempel
Pada tutorial tersebut digunakan materai asli Rp10.000 lengkap dengan tanda tangan dan stempel sekolah.
3. Scan menggunakan scanner
Nurul secara tegas menyarankan memakai scanner, bukan kamera HP, agar hasil dokumen lebih jelas saat diunggah ke sistem.
“Jangan pakai HP ya biar jelas,” ujarnya dalam video.
Cara upload SPTJM agar berhasil diverifikasi
Setelah dokumen selesai discan, operator kembali ke menu titik tiga lalu memilih Unggah SPTJM Kelulusan.
Di tahap ini file hasil scan diunggah ke sistem. Setelah proses selesai dan berhasil, status unggahan berubah menjadi tanda centang hijau.
Namun proses belum benar-benar selesai. Dokumen masih harus menunggu persetujuan dari dinas pendidikan.
Jika belum disetujui, data siswa akan masuk ke kategori Residu DNT. Itu artinya siswa sebenarnya sudah dibuatkan SPTJM, tetapi DNT belum terbit karena proses verifikasi dinas belum selesai.
Ada satu detail penting yang ditekankan dalam tutorial, yaitu memastikan nomor SPTJM pada file upload harus sama dengan nomor SPTJM yang ada di sistem. Kesalahan nomor bisa berpotensi membuat proses verifikasi terganggu.
Melihat alur yang dijelaskan dalam tutorial ini, proses SPTJM e-ijazah sebenarnya jauh lebih fleksibel dibanding yang dibayangkan banyak operator sekolah. Sistem memungkinkan pengajuan bertahap sehingga sekolah tidak perlu menunggu seluruh data siswa selesai diperbaiki.
Yang terpenting justru ketelitian operator saat memilih data, memastikan nomor SK sama, menggunakan scan yang jelas, serta rutin koordinasi dengan dinas pendidikan setempat. Sebab seperti yang diingatkan dalam video, kebijakan tiap daerah bisa saja berbeda meskipun sistem nasionalnya sama.
