Banyak PPPK mulai kebingungan setelah fitur DMS di My ASN resmi diberlakukan lebih luas pada tahun 2026. Sebelumnya sistem ini lebih identik dengan PNS, tetapi kini PPPK juga diminta melengkapi arsip digital agar skor DMS terbaca sistem. Pertanyaan yang paling sering muncul biasanya sama: dokumen apa saja yang harus di-upload dan bagaimana cara mengisinya supaya skor cepat naik?
Kabar baiknya, cara mengisi DMS My ASN bagi PPPK tahun 2026 sebenarnya cukup mudah, asalkan tahu menu yang benar dan file yang memang bisa diunggah. Berdasarkan tutorial dari channel YouTube Pak Guru Wali, ada empat dokumen utama yang wajib dipersiapkan untuk membantu meningkatkan skor arsip digital di sistem My ASN.
Seperti disampaikan dalam tutorial tersebut, “setiap unggahan ini akan menaikkan skor arsip digital Bapak Ibu.” Artinya, semakin lengkap dokumen yang berhasil diverifikasi, peluang skor DMS terbaca penuh juga semakin besar.
Cara login ke My ASN untuk membuka DMS
Langkah pertama adalah masuk ke akun ASN Digital menggunakan NIP PPPK dan autentikator OTP.
Berdasarkan tutorial, pengguna perlu mencari ASN Digital terlebih dahulu melalui pencarian internet. Setelah halaman terbuka, arahkan kursor ke logo BKN, lalu pilih menu Login.
Berikut tahapan masuk ke akun:
- Masukkan username berupa NIP PPPK
- Isi password akun ASN Digital
- Klik tombol Sign In
- Masukkan kode OTP dari aplikasi authenticator atau My ASN
OTP ini menjadi bagian penting keamanan akun. Dalam penjelasan video, ada peringatan bahwa beberapa akun ASN sebelumnya mengalami masalah karena serangan malware, sehingga penggunaan aplikasi autentikator sangat dianjurkan untuk mengamankan akses akun.
Setelah berhasil login, pengguna akan melihat halaman utama dengan informasi profil ASN, termasuk status sebagai PPPK, nama pengguna, dan NIP PPPK.
Selanjutnya, arahkan kembali kursor ke logo BKN, pilih Layanan Individu ASN, lalu klik menu My ASN di bagian kiri layar.
Di halaman inilah fitur DMS (Document Management System) tersedia.
Apa itu DMS My ASN dan kenapa skor harus diisi?
DMS adalah sistem penyimpanan dokumen digital ASN yang digunakan agar data terbaca langsung oleh sistem secara elektronik.
Dalam tutorial dijelaskan bahwa DMS berfungsi sebagai arsip digital pegawai. Jadi, dokumen penting PPPK nantinya tersimpan dan dapat diverifikasi secara digital oleh instansi.
Jika skor DMS masih berupa strip (-) atau belum muncul nilai, pengguna disarankan menekan tombol refresh terlebih dahulu di halaman DMS. Setelah sinkronisasi berjalan, biasanya skor arsip digital mulai tampil.
Semakin lengkap dokumen yang diunggah dan diverifikasi, maka skor DMS berpotensi meningkat.
Namun perlu dicatat, tidak semua kategori dokumen bisa di-upload, meskipun tersedia di daftar sistem.
Dokumen DMS My ASN PPPK 2026 yang wajib diunggah
Berdasarkan tutorial, ada empat file utama yang perlu dipersiapkan karena memang bisa diunggah dan berpengaruh terhadap skor DMS.
Saat membuka menu DMS, pengguna akan menemukan dua kategori besar:
- Arsip utama
- Arsip kondisional
Meski total kategori terlihat sekitar 10 kategori, ternyata tidak semuanya bisa diunggah oleh pengguna.
Berikut file yang disebut wajib dipersiapkan:
1. Daftar Riwayat Hidup (DRH)
Dokumen pertama yang harus diunggah adalah Daftar Riwayat Hidup. File ini tersedia pada kategori arsip utama dan memiliki tombol Upload Dokumen.
Karena bisa diunggah, file ini menjadi salah satu dokumen yang disarankan segera dipersiapkan.
2. SK Calon PPPK
Dokumen berikutnya adalah SK Calon PPPK.
Dalam tutorial dijelaskan bahwa file ini dapat diunggah ke sistem DMS dan termasuk dokumen penting untuk meningkatkan skor arsip digital.
3. SK Pengangkatan PPPK
Selanjutnya, PPPK juga diminta menyiapkan SK PPPK atau SK Pengangkatan PPPK.
Dokumen ini juga tersedia tombol upload sehingga wajib disiapkan dalam format file yang sudah dipindai atau scan dengan jelas.
4. Ijazah S1 atau Sarjana
Dokumen terakhir yang disebut perlu diunggah adalah ijazah S1/sarjana pada kategori pendidikan.
Menurut tutorial, file ijazah ini menjadi salah satu arsip penting yang dapat terbaca sistem dan memengaruhi skor DMS.
Sementara itu, beberapa kategori lain justru tidak perlu dipersiapkan karena memang tidak bisa diunggah, misalnya:
- Persetujuan teknis NIP PPPK
- Surat pernyataan rencana penempatan
- Kontrak
- Penghargaan
Karena tidak tersedia opsi upload, pengguna tidak perlu repot menyiapkan file-file tersebut.
Cara upload dokumen DMS My ASN PPPK 2026
Proses upload dilakukan langsung melalui menu DMS di My ASN dan hasilnya akan diverifikasi admin instansi.
Setelah dokumen disiapkan, langkah upload cukup sederhana:
- Klik menu DMS
- Pilih kategori dokumen
- Klik Upload Dokumen
- Pilih lokasi file tersimpan di komputer atau laptop
- Klik unggah
Jika berhasil, sistem akan menampilkan notifikasi “berhasil diunggah”.
Dalam tutorial, contoh dokumen yang berhasil diunggah meliputi:
- Daftar Riwayat Hidup
- SK Calon PPPK
- SK Pengangkatan PPPK
- Ijazah Sarjana (S1)
Namun setelah upload selesai, dokumen belum langsung aktif sepenuhnya. Sistem akan menampilkan pemberitahuan agar pengguna menghubungi admin DMS instansi, karena berkas masih harus melalui proses pemeriksaan atau verifikasi.
Status pengajuan biasanya muncul dengan keterangan “usulan” sambil menunggu persetujuan admin.
Menu update data My ASN yang juga penting diperhatikan
Selain DMS, PPPK juga bisa memperbarui data mandiri melalui fitur Update Data di My ASN.
Di bagian atas halaman terdapat menu Update Data, yang memungkinkan pengguna memperbarui beberapa informasi secara mandiri, seperti:
- Ubah profil
- Riwayat keluarga
- Riwayat sertifikasi
- Riwayat profesi
- Pendidikan
- Riwayat kinerja
- Riwayat kontrak PPPK
Dalam tutorial, sertifikat pendidik sebelumnya diunggah melalui menu Riwayat Sertifikasi, lalu otomatis terbaca di sistem My ASN dan memengaruhi skor DMS.
Kalau skor DMS Anda masih kosong atau belum maksimal, jangan buru-buru panik. Yang paling penting adalah memastikan empat dokumen utama sudah diunggah, yakni Daftar Riwayat Hidup, SK Calon PPPK, SK Pengangkatan PPPK, dan Ijazah S1.
Setelah itu, tinggal menunggu proses verifikasi admin instansi. Semakin cepat dokumen diperiksa, semakin cepat pula skor arsip digital di My ASN berpotensi meningkat.
