Ini Perbedaan Sinkronisasi & Tarik Data Dapodik + Cara Aman Melakukannya

Bagi operator sekolah, aplikasi Dapodik sudah seperti “denyut nadi” administrasi pendidikan. Seluruh data pokok pendidikan—mulai dari siswa, guru, rombongan belajar, hingga sarana prasarana—tersimpan di dalamnya. Data inilah yang menjadi dasar berbagai kebijakan, termasuk penyaluran dana BOS, tunjangan guru, hingga program bantuan siswa.

Namun, masih banyak operator baru yang bingung dengan dua istilah penting dalam Dapodik: sinkronisasi dan tarik data. Keduanya memang sering digunakan, tapi fungsinya berbeda. Tidak sedikit kasus di mana operator hanya menarik data berkali-kali, tetapi status di server pusat tetap tidak terbaca karena belum dilakukan sinkronisasi. Jika dibiarkan, dampaknya bisa fatal: data sekolah tidak ter-update di pusat, bantuan terhambat, bahkan laporan pendidikan bisa bermasalah.

Karena itu, penting untuk memahami perbedaan keduanya sekaligus cara aman melakukannya.

Apa Itu Sinkronisasi?

Sinkronisasi adalah proses dua arah. Artinya, aplikasi Dapodik di komputer sekolah mengirim data terbaru ke server pusat, sekaligus menerima data terbaru dari server pusat ke aplikasi.

Tujuan utamanya adalah memastikan data di aplikasi Dapodik dan server pusat sama persis. Misalnya jumlah siswa, daftar guru, pembelajaran, hingga kondisi sarana prasarana. Jika operator sudah memperbarui jadwal mengajar guru di Dapodik, maka setelah sinkronisasi, data itu akan terbaca juga di server pusat dan bisa diverifikasi di Info GTK.

Singkatnya, sinkronisasi adalah “penyamaan data” yang menjamin informasi di sekolah tidak berbeda dengan catatan pusat.

Apa Itu Tarik Data?

Berbeda dengan sinkronisasi, tarik data hanya satu arah: dari server pusat ke aplikasi Dapodik. Proses ini biasanya dilakukan ketika ada perubahan data di server pusat yang perlu diperbarui di aplikasi sekolah.

Contoh paling umum adalah:

• Menarik siswa baru yang sudah didaftarkan di SP Datadik.

• Menarik data guru atau PTK baru yang telah disetujui pusat.

• Memperbarui identitas siswa atau guru yang sebelumnya salah input.

Dengan tarik data, aplikasi Dapodik akan “menyerap” perubahan yang sudah tercatat di server pusat. Namun, data lokal yang belum pernah disinkronkan tidak akan terkirim jika hanya melakukan tarik data.

Perbedaan Utama Sinkronisasi dan Tarik Data

Agar lebih mudah, berikut gambaran sederhananya:

• Sinkronisasi: dua arah, mengirim dan menerima data. Wajib dilakukan setelah ada perubahan di aplikasi Dapodik.

• Tarik Data: satu arah, hanya mengambil data dari server pusat. Digunakan jika ada perubahan data yang sudah disetujui pusat.

Selain itu, ada hal teknis yang perlu diperhatikan:

1. Instal ulang Dapodik

   • Jika pernah sinkronisasi, data tetap aman sesuai sinkron terakhir.

   • Jika hanya tarik data tanpa sinkronisasi, data bisa kembali seperti awal instal.

2. Validasi

   • Sinkronisasi wajib dilakukan setelah semua invalid diperbaiki.

   • Tarik data bisa dilakukan meski masih ada invalid.

Kapan Harus Dilakukan?

• Sinkronisasi dilakukan setiap kali ada perubahan data di aplikasi. Misalnya setelah menambahkan siswa, memperbarui rombel, mengubah jadwal guru, atau memperbarui sarana prasarana. Jangan ditunda agar data tidak tertinggal.

• Tarik Data dilakukan ketika ada pembaruan data di server pusat, seperti siswa mutasi, data perbaikan identitas, atau penambahan PTK baru.

Dengan memahami momen yang tepat, operator bisa menghindari kebingungan dan memastikan data tetap konsisten.

Dampak Jika Tidak Memahami

Mengabaikan sinkronisasi atau tarik data bisa menimbulkan banyak masalah. Data tidak terbaca di server pusat sehingga berimbas pada pencairan BOS, tunjangan guru tidak turun, siswa tidak masuk daftar penerima PIP, hingga nilai rapor pendidikan sekolah tidak muncul dengan benar.

Bahkan, jika guru tidak terbaca mengajar di Info GTK akibat tidak disinkron, status kepegawaiannya bisa bermasalah. Semua ini menunjukkan betapa pentingnya memahami kedua proses tersebut.

Tips Aman Melakukan Sinkronisasi & Tarik Data

Agar proses berjalan lancar, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan:

1. Pastikan koneksi internet stabil.

2. Lakukan validasi sebelum sinkronisasi. Pastikan tidak ada data invalid.

3. Usahakan melakukannya di luar jam sibuk, misalnya pagi atau sore, agar server tidak terlalu padat.

4. Sinkronisasi segera setelah ada perubahan, jangan ditunda terlalu lama.

5. Jika hanya perlu memperbarui data dari pusat, gunakan tarik data, tapi setelahnya tetap sinkron agar data benar-benar terbaca.

Baca juga: Cara Ganti Kepala Sekolah Di Dapodik Sampai Bisa Sinkron

Kesimpulan

Perbedaan mendasar antara sinkronisasi dan tarik data terletak pada arah prosesnya. Sinkronisasi adalah dua arah—mengirim sekaligus menerima data—sementara tarik data hanya satu arah, yaitu menerima dari server pusat.

Keduanya sama-sama penting dan saling melengkapi. Operator baru sebaiknya mengutamakan sinkronisasi setelah ada perubahan data, sementara tarik data digunakan untuk memperbarui informasi yang datang dari pusat.

Ingat, data yang valid dan tersinkronisasi dengan baik akan memengaruhi kelancaran berbagai layanan pendidikan. Maka, pastikan setiap langkah dilakukan dengan cermat agar sekolah tidak dirugikan akibat kesalahan teknis sederhana.